5. Recursos disponibles para archivar
En el mercado existe una gran cantidad de elementos que nos permitirán archivar correctamente en función de nuestras necesidades. Vamos a ver cuáles son los más comunes:
- Carpetas. Básicamente está formado por una cartulina de cartón plegada que permite almacenar documentos en su interior. Suelen llevar pestañas o zonas donde identificar la documentación que estamos guardando.
Existen carpetas con distintos sistemas de almacenaje: perforadas, suspendidas, etc. El sistema a elegir dependerá en gran medida de las preferencias y de la ubicación física.
Carpeta perforada Guía para carpetas suspendidas Carpeta suspendida Caja carpeta
Guías. Son separadores de clasificación, éstos están formados por una cartulina de cierto grosor que permite separar la documentación ubicada dentro de una misma carpeta. Dispone de una serie de pestañas que permiten una localización más rápida.
Guía con separación alfabética Guías adhesivas
- Indicadores o separadores. Son elementos que se suelen colocar entre la documentación ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas. La diferencia con respecto a las guías es que éstas suelen disponerse en distintos colores y por ellos se identificará la documentación que separan. También se usan como elemento señalizador, por ejemplo, para recordar un determinado documento, hacer una llamada de atención etc.
- Pinzas. Se utilizan para sujetar un conjunto de documentos. Existen de distintos tipos: de percha, individuales, etc.
Perchas con pinzas Pinzas y clips
- Archivadores. Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentación. En su interior suelen llevar un sistema de anclaje para los documentos que portan, éstos suelen ser distintos: perforados, por presión, de palanca, etc.
Los archivadores suelen tener en el lomo una zona que permite escribir o insertar fichas con el fin de identificar correctamente la documentación que dentro porta.
- Fundas. Las fundas permiten mantener los folios en buen estado, no obstante, se deberá tener cuidado cuando los documentos estén recién impresos, a menudo, la tinta suele adherirse al plástico de la funda quedando el documento dañado. Existen carpetas con un cierto número de fundas en su interior.
En el mercado existe una gran cantidad de elementos que nos permitirán archivar correctamente en función de nuestras necesidades. Vamos a ver cuáles son los más comunes:
- Carpetas. Básicamente está formado por una cartulina de cartón plegada que permite almacenar documentos en su interior. Suelen llevar pestañas o zonas donde identificar la documentación que estamos guardando.
Existen carpetas con distintos sistemas de almacenaje: perforadas, suspendidas, etc. El sistema a elegir dependerá en gran medida de las preferencias y de la ubicación física.
Guías. Son separadores de clasificación, éstos están formados por una cartulina de cierto grosor que permite separar la documentación ubicada dentro de una misma carpeta. Dispone de una serie de pestañas que permiten una localización más rápida.
- Indicadores o separadores. Son elementos que se suelen colocar entre la documentación ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas. La diferencia con respecto a las guías es que éstas suelen disponerse en distintos colores y por ellos se identificará la documentación que separan. También se usan como elemento señalizador, por ejemplo, para recordar un determinado documento, hacer una llamada de atención etc.
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- Archivadores. Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentación. En su interior suelen llevar un sistema de anclaje para los documentos que portan, éstos suelen ser distintos: perforados, por presión, de palanca, etc.
Los archivadores suelen tener en el lomo una zona que permite escribir o insertar fichas con el fin de identificar correctamente la documentación que dentro porta.
- Fundas. Las fundas permiten mantener los folios en buen estado, no obstante, se deberá tener cuidado cuando los documentos estén recién impresos, a menudo, la tinta suele adherirse al plástico de la funda quedando el documento dañado. Existen carpetas con un cierto número de fundas en su interior.
- Cajas archivadoras. Utilizadas para albergar documentos, archivo definitivo, fichas, etc. Existen varios tamaños y tipos en función de aquello que se pretende guardar
Caja de transferencia sistema acordeón Caja de archivo de cajón Caja de archivo vertical
- Armarios. Existen armarios cuyo único objetivo es la de albergar documentos, por ello, suelen disponer de cajones que facilitan la incorporación de los documentos.
Éstos deben disponer de la correspondiente cerradura de seguridad.
- Bandejas apilables. Normalmente utilizadas en la misma mesa de trabajo, permiten separar la primera documentación que le llega al profesional del secretariado, por ejemplo, cartas, informes, etc. Esta documentación permanece apilada un corto espacio de tiempo para posteriormente ser destruida o almacenada en un fichero definitivo.
Este tipo de bandejas permiten disponer de la documentación en horizontal o en vertical según el modelo.
Bandejas apilables horizontal Bandejas apilables verticales
Microfilm. Sistema utilizado en archivos grandes. Permite microfilmar un documento y almacenarlo posteriormente de una forma reducida (una película de microfilm). La ventaja principal reside en el ahorro de espacio, pero requiere de un sistema de visualización específicos.
Este sistema es muy utilizado en las hemerotecas.
Máquina lectora de Microfilm MicrofilmMáquina lectora de Microfilm
d- Almacenamiento digital. Existen escáneres potentes que permiten digitalizar cualquier documento para que posteriormente pueda guardarse en dispositivos de almacenamiento digital, tales como: discos duros (HD), pendrives, servidores, servidores virtuales, etc. Por ello, hoy en día se hace necesario que cualquier empresa almacene sus documentos no solo en soporte físico, sino en formato digital, ya que éste último formato presenta la ventaja de que la información se podrá y enviarse de una forma fácil y cómoda a través de Internet.
- Códigos de barras. Este sistema, además de resultar útil para la gestión comercial, hoy en día se usan en los archivos informáticos modernos y grandes, ya que a cada documento o bloque de ellos se les asigna un código de barras que permite identificar el contenido del mismo. Posteriormente mediante un programa informático se conocerá la ubicación exacta del documento. Este sistema hace necesario disponer de lectores de códigos de barra o software informáticos basados en bases de datos para su ubicación y localización posterior.
Sistema de almacenamiento de documentación por código de barras
Los dispositivos de almacenamiento por códigos de barra son a menudo utilizados por empresas que tengan que almacenar gran cantidad de documentos, por ejemplo, las compañías aseguradoras.
Almacenamiento de seguridad. Existen zonas, archivadores o armarios de seguridad que permiten albergar en ellos toda aquella documentación que deba de preservarse. La mayor o menor medidas de seguridad vendrá definida por el tipo de documentación que deseamos almacenar.
Pero además de los anteriores sistemas que nos permiten archivar, existen otros sistemas que complementan las tareas de gestión y mantenimiento de un archivo.
NOTA: Esta es una breve muestra de lo que se puede encontrar en una empresa en cuanto a materia de gestión documental se refiere. Cada Organización cuenta con elementos distintos en función del volumen de la documentación que maneja, no obstante, además de conocer los elementos físicos que le permitirán clasificar, almacenar y rescatar un determinado documento, deberá también conocer qué criterios existen en materia de clasificación.