8. Mantenimiento del archivo
Para que podamos mantener en óptimas condiciones el archivo nuestro, será necesario tener en cuenta una serie de elementos que pasaremos a detallar:
1. El acceso. Hay documentación que únicamente usaremos nosotros, por lo tanto su gestión será únicamente nuestras, no obstante, la mayor parte de la documentación deberá tener un control cuando un grupo de personas (autorizadas) tienen acceso a ella, en ese caso, se deberá establecer un protocolo de acceso. Lo ideal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de esa forma, tendremos controlado qué se extrae, quién lo extrae, cuando lo extrae y cuando lo deberá reponer.
1.La conservación. Toda la documentación deberá estar debidamente guardada, evitando aquellos elementos que puedan deteriorarla tales como la luz, el polvo, la humedad, etc. Si la documentación está guardada en dispositivos digitales se deberán tener siempre copias de seguridad (backup) para paliar posibles pérdidas.
NOTA: Hoy en día existen empresas que ofrecen servicios de gestión documental y almacenaje, por ese motivo, muchas empresas encargan este tipo de servicios a otras, ahorrando así espacio y recursos técnicos y humanos en el mantenimiento del archivo.
2. La seguridad. La Ley Orgánica de Protección de Datos nos ofrece la normativa en materia de protección de datos que debe reunir la documentación que maneja la empresa, por ello, habrá que establecer las medidas de seguridad necesaria para preservar la misma, tanto del deterioro que pueda producirse como de que pueda caer en manos ajenas.
Para terminar, nos quedaremos con esta frase que cito el célebre escritor y filosofo francés François Marie Arouet, más conocido como Voltaire (1694-1778):
“La mejor recompensa por un trabajo bien hecho es haberlo hecho”
Para que podamos mantener en óptimas condiciones el archivo nuestro, será necesario tener en cuenta una serie de elementos que pasaremos a detallar:
1. El acceso. Hay documentación que únicamente usaremos nosotros, por lo tanto su gestión será únicamente nuestras, no obstante, la mayor parte de la documentación deberá tener un control cuando un grupo de personas (autorizadas) tienen acceso a ella, en ese caso, se deberá establecer un protocolo de acceso. Lo ideal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de esa forma, tendremos controlado qué se extrae, quién lo extrae, cuando lo extrae y cuando lo deberá reponer.
1.La conservación. Toda la documentación deberá estar debidamente guardada, evitando aquellos elementos que puedan deteriorarla tales como la luz, el polvo, la humedad, etc. Si la documentación está guardada en dispositivos digitales se deberán tener siempre copias de seguridad (backup) para paliar posibles pérdidas.
NOTA: Hoy en día existen empresas que ofrecen servicios de gestión documental y almacenaje, por ese motivo, muchas empresas encargan este tipo de servicios a otras, ahorrando así espacio y recursos técnicos y humanos en el mantenimiento del archivo.2. La seguridad. La Ley Orgánica de Protección de Datos nos ofrece la normativa en materia de protección de datos que debe reunir la documentación que maneja la empresa, por ello, habrá que establecer las medidas de seguridad necesaria para preservar la misma, tanto del deterioro que pueda producirse como de que pueda caer en manos ajenas.
Para terminar, nos quedaremos con esta frase que cito el célebre escritor y filosofo francés François Marie Arouet, más conocido como Voltaire (1694-1778):
“La mejor recompensa por un trabajo bien hecho es haberlo hecho”